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淺談如何做好基層辦公室工作

時間:2019年12月11日   |   來源:中鐵二局第二工程有限公司   |   作者:蔡澤華



淺談如何做好基層辦公室工作


【摘要】  工程項目的工作性質和工作環境決定了基層辦公室工作的復雜和繁瑣。本文將以敘述為手段,淺談我在貴南項目見習一年的生活與感悟,以及對于如何做好基層辦公室工作的一些見解。

【關鍵詞】  生活與感悟  辦公室工作


在剛到綜合辦公室的時候,我的內心特別的忐忑與不安,陌生的同事,陌生的工作環境,不一樣的處事方式,在此之前我從未接觸過綜合辦公室的相關工作,也不知道綜合辦公室具體要做些什么,一時覺得自己很難適應這個環境,走進這個圈子,所以工作和生活都陷入了被動,整個人就感覺處在模糊之中,我開始懷疑自己的能力,怕自己不能勝任這份工作。都說萬事開頭難,我深刻的體會到這句話的意思,只有從頭開始學習,從了解綜合辦公室的部門職責開始,再逐一了解綜合辦公室內各個職位人員的職責,具體的業務范圍。雖然在最開始的一周左右,我還是有些不知所措,找不到方向,但是后來書記和辦公室姐姐熱心的幫助我,他們把自己工作中的經驗和生活中的一些感悟分享給我,導正了我工作的方向,把我拖出了思想的困境,我終于慢慢的找到了自己定位,開始在自己的工作崗位上發揮出自己力所能及的作用。我感覺能和這樣的一群人生活在一起,是一種幸運,所以我很珍惜。

我所在的綜合辦公室,主要的部門職責是及時與有關領導及各部門協調,發揮參謀助手作用;負責項目部重要文件、資料的起草、審核工作;負責項目部印章管理工作;負責綜合性和領導層會議的組織、記錄和會議議定事項的催辦和落實工作;協助項目經理督促、檢查項目部的決定、命令、工作落實情況,做好各單位的協調工作;建立完善項目部的績效管理體系,包括單位對部門的績效管理、單位對員工的績效管理;負責項目形象策劃、設計和實施,負責對外宣傳;負責項目文化建設,包括階段主題文化活動的策劃與宣傳,文體等活動的組織與監督落實;負責公共關系建立與維護以及對外關系協調。負責組織和接待相關單位包括上級單位的來訪,負責與新聞媒體的接觸,負責組織并協調項目部的公關危機處理;負責項目部辦公用品的采購、發放和管理,負責辦公、生活所需固定資產的采購與管理工作;負責安全保衛、保密和綜合檔案管理工作;負責項目部所有培訓的組織管理工作;負責臨時用地合同,租車、租房合同等其他類合同的管理;負責管服人員工資、辦公費、招待費管理;負責項目部的公務用車、宿舍、食堂及司廚人員等后勤服務管理工作;組織和安排黨務、工會、紀委、團委相關工作;配合做好項目收尾工作。

對于工作的感悟

能夠在綜合辦公室工作我感到很慶幸,我是一個喜歡人際交往的人,我喜歡為他人服務,看到別人因為我的服務而露出笑臉時,我由衷的感到開心。綜合辦公室就是為項目部的員工以及其他人員服務的部門,在綜合辦公室工作能實現我的人生目標,體現出我的人生價值,這樣的工作內容使我每天都感到很開心。我的主要工作時負責黨建和團建工作的正常進行,根據公司要求按時組織黨員大會、專題廉潔黨課、員工法規條規學習等黨建活動,并完善各種黨建活動資料以及會議的記錄。每個季度按時收取黨費,并上交到公司本部。作為項目部的青年員工,我要組織項目部的其他青年員工積極參加青年志愿者活動和青年安全監督崗的青年突擊隊活動,并做好相關資料的完善工作,還需要配合項目黨支部做好優秀團員的推優入黨工作,不斷為黨的隊伍輸送優秀的新鮮血液。進入綜合辦公室工作的后半段,我開始接觸到了協作隊伍的管理工作,每個月我需要向各個協作隊伍收集他們在現場工作的最新勞務人員的花名冊,并把每位農民工的身份信息錄入勞務用工系統,以方便項目部對各協作隊伍的動態管理。隨著工作進行的越來越深入,我發現對于協作隊伍的管理工作,我現在所做的僅僅是皮毛,還有很多涉及到合同和工資發放方面的東西,我到現在還只是一知半解。然而協作隊伍的管理工作對項目部的正常運營是至關重要的,這將是我未來工作的重中之重,弄清協作隊伍的管理工作,為項目部施工生產的正常運行免除后顧之憂,是我們綜合辦公室義不容辭的責任。說到協作隊伍的管理工作,同樣,項目部職工的管理工作也是我們綜合辦公室的職責所在,項目部員工的入職、調離、辭職和請假等都需要經過我們辦公室人員的操作才能最終付諸實施。我們要做好項目部員工的考勤工作,實事求是的記錄下他們的出勤天數,為員工們的請假以及工資的發放提供合理的依據,使員工們的正常權利得以保障。在我看來,綜合辦公室就是為項目部和項目部的員工們服務的一個部門,我們要與各個部門之前互相溝通協調,共同努力,保證項目施工生產的正常運行的同時,我們還要為項目部的員工們服務,從辦公用品的采購,到生活用品的購買,我們要讓項目部的員工在工作之余感受到“家”的溫暖,這便是我們綜合辦公室的又一項重要工作——工會工作。夏送清涼,冬送溫暖,婦女節慰問女職工,兒童節慰問職工子女以及當地學校的學生,建黨節組織黨建活動,建軍節慰問退役軍人。在一線工作的員工們很累、很辛苦,特別是在炎熱的夏天,洞外溫度高達35°以上,但是洞內又因為噴射混凝土散熱導致洞內潮濕悶熱,到洞內去報一次檢出來以后往往都是汗流浹背。因此為了防止員工們夏季施工期間出現中暑等癥狀,我們綜合辦公室需要配合工會,為員工們購買防暑降溫的藥物以及水果等,讓在一線工作的項目部職工和農民工們在繁忙的工作之余能夠得到溫馨的慰問,為他們送個幾個大西瓜解解渴,送上防暑降溫的藥物,幫助他們預防中暑等。每每看到員工們因為我們的服務而露出滿意的笑容時,我就覺得我們的工作時值得的,我打心里為自己的工作感到驕傲。除了服務類的工作以外,我們還有公文類的工作。平時由集團公司、公司本部、業主、經理部、地方政府和各部門起草的各項和項目部有關的公文,我們都需要存檔并根據公文內容來落實。確保公司的各項制度能夠落實,公司的各項信息能夠及時傳達到項目部的各相關部門并付諸實施。

淺談對辦公室工作的見解

在這一年的見習時光中我對綜合辦公室的工作有了一些自己的見解。下面我將從黨建工作、協作隊伍管理工作、辦公用品采購工作、宣傳工作和日常工作五個方面談談我個人的見解。

(一)黨建工作-提前做好黨建工作的計劃安排   

根據公司對項目部黨群工作考核表中列出的事項,將黨群工作按時間進行分類并整理形成表格,將黨群工作按頻率分為每月完成一次、每季度完成一次、每半年完成一次和每一年完成一次,表格完成后,每個月需要做哪些黨建工作、每個季度需要做哪些黨建工作、每半年需要完成哪些黨建工作、每年的年初和年底需要完成哪些黨建工作一目了然。因此可以根據表格上面的內容來提前做好各項黨群工作的計劃與安排,以便于黨群工作有條不紊的進行。

(二)協作隊伍的管理-密切追蹤作業隊人員情況

協作隊伍的管理與項目部施工生產的正常進行息息相關,做好協作隊伍的管理工作就是為項目部的施工生產免除后顧之憂。因此對于作業隊的人員情況必須每個月定時抽查,以便動態記錄各協作隊伍人員流動情況,及時對辦公室的相關資料進行更新,以防后期出現不必要的麻煩或者出現惡意討薪事件影響項目部的穩定。

(三)辦公用品的采購工作-由辦公室統一列好清單供各部門選擇

在辦公用品的采購方面,應由綜合辦公室先行通過魯班網對項目部所需辦公用品進行統一篩選,然后列好辦公用品清單供各部門選擇采購。這樣一來,首先確保了各部門所提的辦公用品計劃在魯班網上都能成功采購,其次也對項目部的辦公用品進行了統一,以免出現各部門提出的辦公用品在魯班網上找不到和同樣規格的辦公用品需要購買幾種不同品牌的問題。統一的辦公用品也方便統一管理,給人一種整齊劃一、井井有條的舒適感。

(四)宣傳工作-壯大通訊員隊伍

對于項目部的宣傳報道工作,我認為,我們的通訊員隊伍需要壯大,不是只由綜合辦公室的人員負責項目部的宣傳工作,各個部門都應該擔負起項目部的宣傳工作。因此,我們需要增加宣傳報道對員工的吸引力,我個人認為,可以通過完善項目部新聞宣傳報道的獎勵機制來增加宣傳報道對員工的吸引力,以吸引大家積極寫報道,共同為項目部的宣傳工作出力。由于綜合辦公室工作的工作性質,導致綜合辦公室通訊員對施工現場的各種專業知識一知半解,寫出來的和施工生產有關的宣傳報道千篇一律,缺乏專業性,繼而缺乏對讀者的吸引力,所謂“聞道有先后,術業有專攻。”由專業人士寫出的報道更具專業性也更具吸引力,因此壯大通訊員隊伍也是為項目部的宣傳工作添磚加瓦。

(五)日常工作-調整好心態

由于綜合辦公室的部門職責復雜多元,導致綜合辦公室的日常工作紛繁復雜,因此在平日里的工作中難免會出現疲于奔命的時候,我們需要調整好自己的心態,為項目部的正常運行做好后勤保障工作。綜合辦公室的工作很平凡,但是我們依然可以在平凡的工作上干出一番偉大的事業。

總結

在這一年的見習期間,我發現工作上的東西跟書本上的是有一定差距的,在學校里學到的東西不一定在工作中用得到,所以,當出現這種情況時,這兩者之間的落差也難免的顯現出來,不能直接上手的工作在一開始讓人感到迷茫,找不到方向,心情也會因此受到影響,會感到沮喪,甚至懷疑自己上學到底有沒有用。但是在后來的工作中又漸漸認識到,以前學到的東西是堅實的基礎,沒有這些作業鋪墊,將來也無法達到更高的高度。在認識到這種情況后,調整自己的態度就成了重中之重,轉換自己的角色,從學生到工作者,要及時的做好這方面的心理準備,坦然的面對,虛心地向他人學習。在日常的工作中培養自己對自己工作的熱愛,這樣就不會因為每天做著幾乎同樣的事情而感到枯燥,因為熱愛才會堅持,因為堅持才會有所領悟,因為有所領悟才會有所成就。




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